企業(yè)合規管理風(fēng)險清單（上篇）

可能影響 :

1.利用“末位淘汰制”進(jìn)行業(yè)績(jì)考核易給員工造成心理壓力，對企業(yè)沒(méi)有歸屬感，難留住人才，也不利于團隊合作；

2.依據法律規定：用人單位在勞動(dòng)合同期限內通過(guò)“末位淘汰”或“競爭上崗”等形式單方解除勞動(dòng)合同，勞動(dòng)者可以用人單位違法解除勞動(dòng)合同為由，請求用人單位繼續履行勞動(dòng)合同或者支付賠償金，企業(yè)依此解除勞動(dòng)合同，不受法律保護。

合規建議:

1.用薪酬管理的方式，通過(guò)薪酬體系設計來(lái)激發(fā)員工的主觀(guān)能動(dòng)性和競爭意識，如采用“首位獎勵制”能調動(dòng)員工積極性，同時(shí)降低法律風(fēng)險；

2.對不勝任工作員工應先調崗緩沖，不能直接解除勞動(dòng)合同；

3.履行職工民主程序制定績(jì)效考核規章制度，建立一套科學(xué)和客觀(guān)公正的績(jì)效考核標準和程序。

可能影響 :

1. 若兼職員工屬于涉密崗位，不利于企業(yè)商業(yè)秘密保護 2.從事兼職易影響完成本職工作，給企業(yè)造成損失

合規建議:

1.在勞動(dòng)合同中約定未經(jīng)公司允許不得從事兼職；

2.在企業(yè)《員工手冊》中作出相應的規定，但《員工手冊》必須經(jīng)民主程序且公示；

3.注重相應證據的收集與保存，若以嚴重違反用人單位規章制度為由，與員工解除勞動(dòng)合同，企業(yè)負有舉證責任。

可能影響 :

依據法律規定，用人單位與員工發(fā)生勞動(dòng)爭議，原則上由用人單位負舉證責任，實(shí)務(wù)中許多企業(yè)不注重勞動(dòng)合同保留，未建立合同借閱制度，合同管理混亂，導致后期舉證困難，承擔不利后果。

合規建議:

1.建立規范的合同管理，提高公司人力資源部門(mén)員工證據保留意識，采用 hr 臺賬管理；

2.建立合同借閱制度，規范記錄合同的出借歸還，防止合同被盜取。

可能影響 :

1.企業(yè)為員工繳納社保系法律強制性規定，員工自愿放棄行為無(wú)效；

2.未繳納社保員工不能享受的社會(huì )保險待遇，由企業(yè)全額承擔企業(yè)風(fēng)險加劇，如發(fā)生工傷等；

3.面臨被有關(guān)政府部門(mén)納入黑名單及處罰的風(fēng)險。

合規建議:

在員工入職時(shí)應及時(shí)繳納社保，不可選擇簽訂自愿放棄社保承諾書(shū)方式，此舉將風(fēng)險全部轉移給企業(yè)，若員工不愿繳納，可考慮建立勞務(wù)關(guān)系代替勞動(dòng)關(guān)系。

可能影響 :

1.用人單位給非員工繳納社保，兩者存在表面勞動(dòng)關(guān)系，非員工人員有權要求單位支付工資，甚至索取經(jīng)濟補償金，社保繳費記錄單可作為存在勞動(dòng)關(guān)系的證據；

2.現行法律雖未明確代繳社保行為屬于違法行為，但明確規定繳納社保需以建立勞動(dòng)關(guān)系為前提，目前也有司法判例將虛構勞動(dòng)關(guān)系騙保行為入刑，代繳社保行為屬于打擦邊球，可能面臨行政處罰，甚至構成刑事犯罪；

合規建議:

1.完善和規范相關(guān)招錄用以及工資支付流程，明確與被代繳入屬于委托關(guān)系；

2.保留委托代繳社保協(xié)議，協(xié)議不得代簽 3.注意收集保留相應的用工證據，證明未實(shí)際用工，其中最有力的證據系考勤記錄。

可能影響 :

競業(yè)禁止是約定義務(wù)，若未簽訂相關(guān)協(xié)議，員工離職后就業(yè)無(wú)限制；保密義務(wù)為法定義務(wù)，但僅限于法律規定的商業(yè)秘密，保密范圍有限，不包括企業(yè)其他秘密，因此針對涉密崗位員工不簽訂競業(yè)禁止協(xié)議與保密協(xié)議，不利于企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息、核心技術(shù)、商業(yè)秘密的保護。

合規建議:

及時(shí)與涉密崗位員工簽訂競業(yè)禁止與保密協(xié)議，協(xié)議的內容、期限及補償金金額及支付方式均需明確，過(guò)于籠統的約定不利于協(xié)議的落實(shí)，也不能起到實(shí)際的約束作用。

可能影響 :

未經(jīng)過(guò)法定程序執行不定時(shí)工作制不合法，若加班仍需支付加班費。

合規建議:

1.經(jīng)當地勞動(dòng)部門(mén)申請批準且公示后才可執行 2.與員工明確約定執行不定時(shí)工作制，公示告知該工作制特性，如不支付加班工資等，且仍需保證員工必要的休息權。

可能影響 :

未向員工公示或由其簽字確認對員工不產(chǎn)生效力，員工可以不知情為由拒絕執行。若發(fā)生爭議，該規章制度不能作為用人單位一方的依據，用人單位將承擔不利后果。

合規建議:

1.做好公示工作，如采用張榜公布、發(fā)放員工手冊、組織學(xué)習考試等方式；

 2.確保員工知悉該制度并簽字確認，保留員工簽字認可的證據。

可能影響 :

要求員工提供押金、保險金等的行為不合法，需承擔行政責任，勞動(dòng)行政部門(mén)可處以罰款，對員工造成損害的，要承擔相應的賠償責任。

合規建議:

不得以任何名義收取員工的押金、保證金。

可能影響 :

初創(chuàng )企業(yè)往往因為成本原因由行政或者財務(wù)兼職 HR，但不專(zhuān)業(yè)的 HR 會(huì )給企業(yè)造成用工上的很多勞動(dòng)爭議風(fēng)險漏洞。

合規建議:

公司發(fā)展到一定規模，無(wú)論從公司未來(lái)發(fā)展和用工風(fēng)險規避角度考慮，都應該尋找專(zhuān)業(yè)的 hr，成熟專(zhuān)業(yè)的 hr 可以規避至少 60%以上的勞動(dòng)風(fēng)險。

可能影響 :

1.增加企業(yè)的用工成本；

2.助長(cháng)不良風(fēng)氣，不利于塑造健康的企業(yè)文化;

3.請病假手續簡(jiǎn)單、成本低，醫療期對勞動(dòng)者保護等若發(fā)生勞動(dòng)爭議，企業(yè)易敗訴。

合規建議:

1.完善請病假規章制度：包括請病假程序、病假工資、企業(yè)核查權、對虛假病假的處罰措施； 

2.提高請病假成本：如設置全勤獎 3.注重證據收集與保存。

可能影響 :

合同體量越大，出現法律問(wèn)題的風(fēng)險越高。未簽訂合同文本直接履行，易導致合同不成立，若發(fā)生爭議，可能舉證不能。

合規建議:

完善合同審查與管理制度，最好建立專(zhuān)業(yè)的合同管理庫。

可能影響 :

除法定代表人以外，員工未經(jīng)授權對外簽署合同，簽訂主體不適格，未經(jīng)追認合同會(huì )被認定為無(wú)效。

合規建議:

建立合同授權委托制度，根據實(shí)際情況發(fā)放授權委托書(shū)，授權范圍、代理權限、有效期限、辦理條件、程序等都必須明確。

可能影響 :

主營(yíng)業(yè)務(wù)使用網(wǎng)上模板合同，存在以下風(fēng)險：

1.免責條款效力可能不夠；

2.格式條款可能無(wú)效；

3.格式條款可能對己方有不利解釋?zhuān)?/span>

4.模版合同無(wú)法適應所有類(lèi)型交易。

合規建議:

1.履行合理提示義務(wù)并保留相關(guān)證據； 

2.使用框架合同，設計可選擇條款；

3.遵循公平的原則來(lái)確定雙方當事人之間的權利和義務(wù),防止合同條款被認定為無(wú)效。

可能影響 :

1.合同主體不適格；

2.簽約對象無(wú)相應資質(zhì)；

3.簽訂主體無(wú)授權，若合同主體不追認，合同歸于無(wú)效。

合規建議:

簽約前必須審查合同相對人證明材料，確定合同主體資格及簽約主體權限，杜絕無(wú)權代理，保存相應材料。

可能影響 :

1. 合同無(wú)效；

2.合同內容被修改；

3.合同生效時(shí)間不定。

合規建議:

1.合同頁(yè)碼要連續，并加蓋騎縫章，在己方蓋章后留存一份復印件，收回己方合同文本及時(shí)存檔備查；

2.收回合同后確認章的效力及合同內容是否一致；

3.寄出合同前拍下合同向對方負責人郵件確認，并保存記錄；

4.追蹤合同郵寄情況，提示對方收到后及時(shí)蓋章使合同生效。 

可能影響 :

1.發(fā)生糾紛，無(wú)合同依據，難以獲得法律救濟；

2.對交易條款無(wú)書(shū)面約定，易產(chǎn)生爭議。

合規建議:

凡有交易都應簽訂書(shū)面合同，對合同主體、合同內容、合同履行、爭議解決等作出明確約定并保存合同。

可能影響 :

人工記憶易遺忘，有違約風(fēng)險。

合規建議:

利用合同管理軟件，做好合同內容及履行節點(diǎn)錄入工作，設置提醒，防止遺忘。

可能影響 :

管理混亂，日常查閱不便，若發(fā)生爭議，可能導致舉證不能。

合規建議:

建立合同管理機構及制度，統一管理合同及合同附件。

可能影響 :

未對員工離職的交接問(wèn)題加以規定，可能出現員工離職時(shí)未進(jìn)行工作交接，接手人對合同履行情況不明晰，容易導致企業(yè)違約。

合規建議:

1. 明確要求離職員工做好交接工作，交接完畢后辦理離職手續；

2.及時(shí)通知合同相對方變更合同履行代理人，確保合同履行。

可能影響 :

合同資金管理不到位，財務(wù)混亂，資金運營(yíng)不安全，辦公效率低下。

合規建議:

建立合同管理制度，利用便捷管理軟件，對合同收付款計劃，合同收付，結算安排、執行進(jìn)展、到實(shí)際結款以及對合同結款情況統計分析進(jìn)行全方位管理。

可能影響 :

公司如果沒(méi)有與核心員工簽訂職務(wù)作品歸屬協(xié)議，可能導致以下風(fēng)險：

1.員工與公司就職業(yè)成果權益歸屬問(wèn)題產(chǎn)生糾紛，帶來(lái)訴訟成本；

2.公司的技術(shù)秘密遭泄露，帶來(lái)技術(shù)成本；

3.公司的商業(yè)秘密遭員工泄露給競爭對手，損害公司競爭力。

合規建議:

在簽訂勞動(dòng)合同時(shí)與核心員工簽訂職業(yè)成果歸屬協(xié)議；若已經(jīng)進(jìn)入用工期，及時(shí)與核心員工補簽職業(yè)成果歸屬協(xié)議。

可能影響 :

1.委托設計的 LOGO、開(kāi)發(fā)的軟件等的著(zhù)作財產(chǎn)權，歸受托人所有，企業(yè)使用 LOGO、軟件，會(huì )侵犯受托人的權益，承擔賠償責任；

2.若受托方有侵犯第三方權利的行為，企業(yè)也會(huì )遭受訴累

合規建議:

在委托協(xié)議中明確約定，委托設計的 LOGO、開(kāi)發(fā)的軟件等的著(zhù)作財產(chǎn)權歸委托人所有，并在協(xié)議中明確約定受托人在履行協(xié)議過(guò)程中不得侵犯任何第三人的權利，受托人的侵權行為與受托人無(wú)關(guān)。

可能影響 :

1.涉嫌侵犯他人軟件著(zhù)作權，企業(yè)為此要承擔一定的行政責任、民事責任甚至刑事責任；

2.損害企業(yè)商譽(yù)；

3.盜版軟件安全性差，輕則會(huì )出現文件兼容性問(wèn)題或文件突然損壞，重則導致藍屏、系統崩潰，存有諸多隱患。

合規建議:

購買(mǎi)正版軟件。

可能影響 :

1.企業(yè)會(huì )遭受著(zhù)作權糾紛；

2.若停止使用字體字庫、圖庫，也會(huì )對企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響。

合規建議:

使用第三方字體字庫、圖庫時(shí)一定要經(jīng)過(guò)授權或者通過(guò)正當途徑購買(mǎi)。 

可能影響 :

1.企業(yè)要應對商標權人的維權訴訟，承擔民事賠償責任；

2.被代理生產(chǎn)者所受損失，也會(huì )由代工企業(yè)承擔；

3.小疏忽會(huì )引發(fā)其他企業(yè)對代工企業(yè)的不信任，進(jìn)而導致業(yè)務(wù)量減少。

合規建議:

1. 要進(jìn)行全面的商標檢索，既要檢索是否與注冊商標完全一致的標識，也要檢索同類(lèi)或類(lèi)似商標的情況。除此之外，也要注意是否存在侵犯企業(yè)名稱(chēng)商號的情況；

2.可以在代工合同中要求委托企業(yè)對其委托事項做出不侵犯他人知識產(chǎn)權的保證，否則應當承擔違約責任和損害賠償責任。

可能影響 :

1.面臨商標權屬糾紛，增加企業(yè)支出；

2.商標一旦被他人搶注成功，企業(yè)會(huì )失去原有的品牌與競爭優(yōu)勢，造成用戶(hù)流失；

3.影響企業(yè)后期的商標戰略布局。

合規建議:

1.增強商標保護意識，及時(shí)注冊商標，制定和完善企業(yè)商標戰略布局；

2.一旦發(fā)現商標被搶注，對于尚在初步審定公告期間的，企業(yè)可以自公告之日起三個(gè)月內向商標局提出異議，商標異議無(wú)效或商標已經(jīng)注冊成功的，企業(yè)可以自商標注冊之日起五年內請求商標評審委員會(huì )宣告該注冊商標無(wú)效（馳名商標所有人不受五年的時(shí)間限制）。

可能影響 :

1.商業(yè)秘密是企業(yè)的無(wú)形財產(chǎn)，若未對保護范圍進(jìn)行明確的約定，容易導致員工泄密，而企業(yè)卻又奈何不了的情形發(fā)生，企業(yè)無(wú)法就自己遭受的損失尋求救濟的途徑；

2.若是將關(guān)鍵的保護信息遺漏，對企業(yè)的生存也會(huì )造成毀滅性的影響

合規建議:

在與員工簽訂保密合同時(shí)，應當在合同條款中明確商業(yè)秘密的保護范圍，比如客戶(hù)名單、服裝設計稿等，注意審查是否在合同中將關(guān)鍵信息進(jìn)行明確。

可能影響 :

企業(yè)爬取涉及個(gè)人信息的數據總體風(fēng)險較高，如果爬取數據沒(méi)有獲得用戶(hù)授權（包括通過(guò) API 接口爬取數據的情況）則存在侵犯個(gè)人信息權的風(fēng)險；若爬取的是存在競爭關(guān)系平臺上的數據，還可能因實(shí)質(zhì)替代獲取不正當競爭優(yōu)勢、干擾或破壞他人網(wǎng)絡(luò )服務(wù)的正常運行，涉嫌不正當競爭；也有可能因非法獲取公民個(gè)人信息、非法侵入計算機信息系統、非法獲取計算機信息系統數據等涉嫌犯罪，招致刑罰。

合規建議:

1.企業(yè)在利用技術(shù)手段獲取第三方數據時(shí)，首先應注意遵從現行法律法規的規定，以合法手段獲取第三方數據信息。

2.企業(yè)是通過(guò)爬蟲(chóng)規則收集第三方數據的，應注意遵守 Robots 協(xié)議，并應注意通過(guò)爬蟲(chóng)規則取得的數據不得包含個(gè)人信息數據、商業(yè)秘密及國家秘密等信息數據，以免觸發(fā)刑事犯罪風(fēng)險。

3.企業(yè)還應本著(zhù)誠實(shí)信用原則和公認的商業(yè)道德遵從相應軟件著(zhù)作權人的意志，在合理范圍內收集、使用第三方數據，以免構成不正當競爭行為。

可能影響 :

1.面臨員工泄露企業(yè)核心商業(yè)秘密，企業(yè)不能及時(shí)發(fā)現并制止侵權行為的風(fēng)險，導致企業(yè)財務(wù)損失；

2.面臨同類(lèi)業(yè)務(wù)企業(yè)不當獲取核心資源的風(fēng)險，導致企業(yè)競爭力降低，公司業(yè)務(wù)受影響。

合規建議:

企業(yè)在競業(yè)限制的協(xié)議或條款中，將掌握核心資源的員工在一定的時(shí)限內向原單位匯報離職后的動(dòng)向作為這些員工的義務(wù)，實(shí)現動(dòng)態(tài)監督，保障企業(yè)商業(yè)秘密安全。