《工作場(chǎng)所職業(yè)衛生管理規定》（國家衛健委令第5號）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規定》）已于2021年2月1日起施行。
職業(yè)衛生檔案是用人單位職業(yè)衛生管理全過(guò)程的真實(shí)記錄和反映，也是衛生健康主管部門(mén)日常監督檢查的重要參考依據。根據《職業(yè)病防治法》和5號令規定，用人單位應當建立職業(yè)衛生檔案，并指定專(zhuān)（兼）職人員負責管理。
一、《規定》相關(guān)職業(yè)衛生檔案的主要內容
《規定》第34條規定，用人單位應當建立健全下列職業(yè)衛生檔案資料：（三）工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素種類(lèi)清單、崗位分布以及作業(yè)人員接觸情況等資料；（四）職業(yè)病防護設施、應急救援設施基本信息，以及其配置、使用、維護、檢修與更換等記錄；（五）工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素檢測、評價(jià)報告與記錄；（六）職業(yè)病防護用品配備、發(fā)放、維護與更換等記錄；（七）主要負責人、職業(yè)衛生管理人員和職業(yè)病危害嚴重工作崗位的勞動(dòng)者等相關(guān)人員職業(yè)衛生培訓資料；（九）勞動(dòng)者職業(yè)健康檢查結果匯總資料，存在職業(yè)禁忌證、職業(yè)健康損害或者職業(yè)病的勞動(dòng)者處理和安置情況記錄；（十）建設項目職業(yè)病防護設施“三同時(shí)”有關(guān)資料；（十一）職業(yè)病危害項目申報等有關(guān)回執或者批復文件；（十二）其他有關(guān)職業(yè)衛生管理的資料或者文件。
《規定》第48條規定，用人單位未按照規定建立、健全職業(yè)衛生檔案和勞動(dòng)者健康監護檔案的，由衛生健康主管部門(mén)責令限期改正，給予警告；逾期未改正的，處十萬(wàn)元以下的罰款。
分類(lèi)檔案一：職業(yè)衛生管理機構和責任制檔案分類(lèi)檔案二：職業(yè)衛生管理制度、操作規程檔案分類(lèi)檔案三: 職業(yè)病危害因素種類(lèi)清單、崗位分布及作業(yè)人員接觸情況檔案分類(lèi)檔案四：職業(yè)病防護設施、應急救援設施檔案分類(lèi)檔案五：工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素檢測、評價(jià)報告與記錄檔案分類(lèi)檔案六：職業(yè)病防護用品管理檔案分類(lèi)檔案八：職業(yè)病危害事故報告與應急處置檔案分類(lèi)檔案九：職業(yè)健康檢查匯總及處置檔案分類(lèi)檔案十：建設項目職業(yè)衛生“三同時(shí)” 檔案分類(lèi)檔案十一：職業(yè)衛生安全許可證、職業(yè)病危害項目申報檔案分類(lèi)檔案十二：職業(yè)衛生監督檢查及其他管理檔案
分類(lèi)檔案一：職業(yè)衛生管理機構和責任制檔案（2）職業(yè)衛生管理機構設立或指定文件和職業(yè)衛生管理人員任命文件；（3）職業(yè)衛生管理人員一覽表（表1－1）；
分類(lèi)檔案二：職業(yè)衛生管理制度和操作規程檔案（2）職業(yè)衛生管理制度和操作規程一覽表（表2-1）；
（4）崗位職業(yè)衛生操作規程文本（職業(yè)衛生操作規程與安全生產(chǎn)等其他操作規程合并的，也可在其他檔案中存檔，但必須在“本檔案目錄”中注明其所存檔案和位置）；（5）職業(yè)病防治法律、法規、規范、標準、文件一覽表（表2-2）；
（6）職業(yè)衛生法律、法規、規范、標準、文件文本；分類(lèi)檔案三：職業(yè)病危害因素種類(lèi)清單、崗位分布及作業(yè)人員接觸情況檔案
（3）職業(yè)病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表（表3-2）；
（5）接觸職業(yè)病危害人員勞動(dòng)合同（勞動(dòng)合同也可保存在勞動(dòng)人事管理等部門(mén)檔案中，但必須在“本檔案目錄”中注明其所存檔案和位置）；（6）產(chǎn)生職業(yè)病危害的設備、材料及警示標識一覽表（表3－4）；
（7）產(chǎn)生職業(yè)病危害的設備、材料、產(chǎn)品中文說(shuō)明書(shū)、化學(xué)品安全技術(shù)說(shuō)明書(shū)（相關(guān)中文說(shuō)明書(shū)也可保存在設備管理等部門(mén)檔案中，但必須在本檔案目錄中注明其所存檔案和位置）；分類(lèi)檔案四：職業(yè)病防護設施、應急救援設施檔案（2）職業(yè)病防護設施、應急救援設施配置表（表4—1）；
（3）職業(yè)病防護設施、應急救援設施合格證、使用說(shuō)明、保養維護說(shuō)明、定期檢定證書(shū)（相關(guān)證書(shū)、說(shuō)明書(shū)也可保存在設備管理等部門(mén)，但必須在本檔案目錄中注明其所存檔案和位置）；（4）職業(yè)病防護設施、應急救援設施檢修/維護/更換匯總表（表4—2）（相關(guān)記錄也可保存在設備管理等部門(mén)檔案中，但必須在“本檔案目錄”中注明其所存檔案和位置）；
分類(lèi)檔案五：工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素檢測、評價(jià)報告與記錄檔案（2）職業(yè)病危害因素濃度（強度）日常監測記錄（表5-1）（相關(guān)記錄也可保存在監測部門(mén)檔案中，但必須在“本檔案目錄”中注明其所存檔案和位置）；
（3）職業(yè)病危害因素檢測/監測超標整改一覽表（表5-2）；
（4）職業(yè)病危害檢測、評價(jià)委托書(shū)、機構資質(zhì)；（5）職業(yè)病危害因素檢測報告與評價(jià)報告；（6）職業(yè)病危害現狀評價(jià)（檢測）報告回執表；分類(lèi)檔案六：職業(yè)病防護用品管理檔案（2）職業(yè)病防護用品配備標準（參照GB/T11651、GB/T18664、GBZ/T195等標準制定）；[根據國家標準委2020年第31號公告，GB 39800.1-2020《個(gè)體防護裝備配備規范 第1部分：總則》將代替GB/T 11651-2008 《個(gè)體防護裝備選用規范》、GB/T 29510-2013《個(gè)體防護裝備配備基本要求》，并將于2022年1月1日實(shí)施。]（3）職業(yè)病防護用品發(fā)放/更換/維護記錄（表6-1）；
（4）職業(yè)病防護用品的生產(chǎn)單位及資質(zhì)證明、產(chǎn)品合格證明等；（2）用人單位主要負責人、職業(yè)衛生管理人員及職業(yè)病危害嚴重崗位人員職業(yè)衛生培訓登記表（表7-1）；
（3）主要負責人、職業(yè)衛生管理人員、職業(yè)病危害嚴重崗位人員職業(yè)衛生培訓證書(shū)或復印件；（4）職業(yè)衛生日常培訓一覽表（表7-2）；
（5）職業(yè)衛生年度培訓計劃、培訓教材、培訓簽到表、試卷、成績(jì)表、影像資料（相關(guān)資料也可保存在勞動(dòng)人事管理等部門(mén)檔案中，但必須在本檔案目錄中注明其所存檔案和位置）；分類(lèi)檔案八：職業(yè)病危害事故報告與應急處置檔案（3）職業(yè)病危害事故性檢測報告、技術(shù)鑒定材料；（4）事故現場(chǎng)取證材料（照片、證言、證詞等）；（7）職業(yè)病危害事故調查報告及責任追究文件；分類(lèi)檔案九：職業(yè)健康檢查匯總及處置檔案（2）職業(yè)健康檢查結果匯總表（表9-1）；
（3）用人單位職業(yè)健康檢查處理、安置記錄（表9-2）；
（4）職業(yè)健康檢查結果告知記錄（表9-3）；
（5）職業(yè)健康檢查機構資質(zhì)、委托協(xié)議；（6）職業(yè)健康檢查報告（個(gè)人職業(yè)健康檢查報告、診斷結果存入勞動(dòng)者職業(yè)健康監護檔案）；分類(lèi)檔案十：建設項目職業(yè)衛生“三同時(shí)” 檔案（2）建設項目職業(yè)衛生“三同時(shí)”登記表（表10—1）；
（3）建設項目審核（備案）、審查、驗收許可意見(jiàn)書(shū)；
（4）建設項目職業(yè)病危害預評價(jià)報告、職業(yè)病防護設施設計專(zhuān)篇、建設項目職業(yè)病危害控制效果評價(jià)報告書(shū)、內審意見(jiàn)表、自驗收報告；分類(lèi)檔案十一：職業(yè)衛生安全許可證、職業(yè)病危害項目申報檔案（2）職業(yè)病危害項目申報登記表（表11－1）；
（3）職業(yè)病危害項目申報／變更材料、申報／變更回執；
分類(lèi)檔案十二：職業(yè)衛生監督檢查及其它管理檔案（2）職業(yè)衛生檢查和整改記錄表（表12—1）；
（3）職業(yè)衛生監管部門(mén)職業(yè)衛生監督檢查下達的執法文書(shū)及相關(guān)記錄和資料；（4）用人單位自查的現場(chǎng)檢查記錄、整改意見(jiàn)書(shū)、處罰決定書(shū)、隱患整改記錄等；
四、職業(yè)衛生檔案管理要求
1. 用人單位應按照職業(yè)病防治相關(guān)法律法規的要求建立職業(yè)衛生檔案，由職業(yè)衛生管理部門(mén)綜合管理，制定職業(yè)衛生檔案管理制度并設專(zhuān)人管理；
2. 用人單位為總公司或集團公司的，公司總部的職業(yè)衛生檔案可適當簡(jiǎn)化，但其下屬用人單位必須嚴格按照職業(yè)病防治相關(guān)法律法規的要求設立職業(yè)衛生檔案。
3. 職業(yè)衛生檔案由一個(gè)匯總檔案和十二個(gè)分檔案組成，匯總檔案和十二個(gè)分檔案應分別使用統一的檔案盒分類(lèi)保存，檔案盒應注明檔案名稱(chēng)。
4. 職業(yè)衛生檔案是衛生健康主管部門(mén)監督檢查的重要依據，應永久保存，妥善保管。當管理人員變化時(shí)，要做好交接工作。
5. 職業(yè)衛生檔案涉及職工個(gè)人隱私和單位的保密信息，應做好保密工作。
6. 用人單位發(fā)生分立、合并、解散、破產(chǎn)等情形的，職業(yè)衛生檔案應按照國家檔案管理的有關(guān)規定移交保管。
